Implantée à Delémont depuis 2009, Willemin-Macodel vient de s’agrandir avec la construction d’un nouveau bâtiment aux dimensions imposantes qui accueille dorénavant une partie de la chaîne de production de l’entreprise. À cette occasion, cette dernière a totalement été revue. Willemin-Macodel pense, développe et assemble ses machines sur le site delémontain. Cette nouvelle organisation favorise de nombreuses synergies et améliore les performances de l’entreprise. Cette phase de croissance a eu un impact bénéfique sur les ressources humaines puisque l’entreprise est passée de 190 à 270 employé·e·s.
Agrandissement de la surface de travail et augmentation des effectifs, voilà des défis à relever tant dans la gestion des accès que dans la maîtrise du temps de travail des collaborateurs·trices. Le tout dans une période où la réduction de l’horaire de travail (RHT) s’est imposée en force. Florian Seuret, responsable du système d’information, et Mégane Steulet, responsable des ressources humaines, ont collaboré étroitement afin de mettre sur pied un projet cohérent avec les besoins de l’entreprise et le soutien de Virtual Computer SA.
Florian Seuret se remémore comment c’était avant de disposer des solutions Vysual : « Notre entreprise disposait de deux solutions en fin de vie et incompatibles entre elles. Nous avions une application pour la saisie des temps de production et une autre pour le timbrage. En outre, nous rencontrions de nombreux problèmes pour intégrer ces applications dans le système d’information. »
Le choix d’une solution unique « tout-en-un »
Après une phase d’appel d’offres auprès de fournisseurs capables de proposer une solution tout-en-un, ce sont les équipes de Virtual Computer SA qui ont été choisies.
« La grande force de Vysual est l’intégration du système de gestion des accès Salto et la saisie des temps de production. En outre, Virtual Computer SA avait une excellente connaissance de l’ERP avec lequel nous travaillions », précise le responsable du système d’information.
Au niveau des accès, ce ne sont pas moins de 70 portes qui ont été équipées. Ainsi, le développement amorcé fin 2019 fut complètement opérationnel en mai 2020.
Sous la responsabilité de Mégane Steulet, le département des ressources humaines s’occupe de la gestion des badges. Ils sont un véritable sésame pour accéder aux différentes ressources de l’entreprise. Un seul badge pour tout : accéder à des portes, timbrer son temps de travail, charger de l’argent et même pour le décompte des cafés.
« Cela simplifie la gestion des ressources humaines. Les différents outils sont interfacés ensemble. On y gagne en confort et cela génère beaucoup moins de documents à imprimer. »
En effet, les collaborateurs·trices de l’entreprise peuvent à tout moment consulter les données les concernant : temps de travail, heures supplémentaires ou gestion des vacances, par exemple.
En outre, lorsque certains manquements se produisent, l’oubli d’un badge à la maison ou le défaut de timbrage lors de la pause de midi, il est très facile de les corriger.
« Le collaborateur ou la collaboratrice contacte notre département. On peut facilement générer un nouveau badge pour la journée qui contient toutes les données qui le concernent. Et si le timbrage n’est pas complet, nous pouvons également intervenir et compléter les données », rassure Mégane Steulet.
Une amélioration de la production Vysual
Du côté de la production, la nouvelle installation offre également de nombreux avantages.
« Les collaborateurs et les collaboratrices peuvent saisir des temps d’activités, qui sont parfois longs – de l’ordre de la journée et de la semaine, détaille Florian Seuret, et nous savons ainsi sur quel projet l’employé·e travaille. »
En outre, les données permettent d’identifier les secteurs sur lesquels un·e collaborateur·trice peut être amené·e à soutenir un département en manque de main-d’œuvre.
« C’est une source d’information importante puisque cela peut permettre de détecter un besoin en ressources humaines et ainsi nous inciter à lancer un processus de recrutement afin de renforcer le secteur concerné. »
À terme, il sera aussi possible de gérer le temps passé sur les différentes machines et donc de mieux le définir lors des phases d’offres suivantes. Ce qui représente un avantage important pour la gestion des coûts de l’entreprise.
Une relation de partenaire à partenaire
« C’est à l’usage que nous nous sommes rendu compte que la solution est adaptée, plus particulièrement en période de covid, explique Mégane Steulet, même en télétravail, nous avons pu gérer les absences des employé·e·s. »
Depuis les débuts de l’installation de Vysual, tout semble fonctionner comme sur des roulettes. De l’avis même des deux responsables, l’appui et les conseils de l’équipe Virtual Computer SA ont été précieux dans le développement de la solution et dans la compréhension des besoins de Willemin-Macodel.
« Parfois, nous sommes allé·e·s trop loin dans nos demandes. Ce n’est qu’après des échanges constructifs avec Virtual Computer SA que nous nous sommes aperçus que le processus souhaité n’était pas opportun », souligne le responsable du système d’information.
Dans sa culture d’entreprise, Willemin-Macodel considère ses fournisseurs comme de véritables partenaires. Ainsi, c’est dans cet état d’esprit que la collaboration avec Virtual Computer SA s’est déroulée et se poursuit. Aujourd’hui encore, le dialogue et l’engagement des deux parties prédominent de manière à optimiser le système en place.
« Avec nos demandes, la solution évolue et, en contrepartie, nous bénéficions également des avancées technologiques de Vysual. C’est vraiment un partenariat gagnant-gagnant », conclut Florian Seuret.