La commune de Tramelan bénéficie d’une chance assez unique : elle dispose d’une solution de gestion des temps de travail 100% locale et dont la bonne réputation s’exporte au-delà des frontières communales, puisque l’expertise de Virtual Computer SA, à travers son application Vysual, est reconnue par de nombreux clients situés sur l’ensemble du territoire suisse.
Ces quatre dernières années, l’administration communale de Tramelan a progressivement mis en place le timbrage de ses collaborateurs et de ses collaboratrices via les solutions Vysual. Aujourd’hui, cela concerne environ 80 personnes qui ont accès à trois points de timbrage fixes répartis dans les différents bâtiments administratifs. En outre, pas moins de 33 employé·e·s utilisent la version smartphone de Vysual. C’est le cas notamment des concierges et des collaboratrices de l’École à journée continue, mais également du premier collaborateur de la commune : Hervé Gullotti, chancelier municipal.
Une gestion des temps mobile
Son engagement en tant que Président du Grand Conseil du canton de Berne associé aux caractéristiques de sa fonction au sein de l’administration communale l’amènent à travailler régulièrement à l’extérieur et à avoir des horaires irréguliers. Une situation qui nécessite une certaine souplesse quant aux possibilités de gestion de ses temps de travail.
« Tous les employés, y compris les cadres, doivent timbrer quatre fois par jour », précise-t-il.
Vysual est une solution complète. Outre une utilisation via des timbreuses situées à des points fixes, la version mobile (application sur smartphone) disponible est parfaitement adaptée aux personnes à forte mobilité. L’utilisateur saisit très simplement ses temps de travail depuis son smartphone et les données sont directement enregistrées dans le système. Plus besoin de se rendre à l’une des timbreuses installées dans les bâtiments administratifs.
« Je peux, à tout moment, modifier les temps de travail, en ajouter ou en supprimer. Je peux également contrôler l’état de mes heures. »
En complément, et plutôt dans le cadre de la gestion des ressources humaines, le chancelier utilise la version web de Vysual. Cette fois, il dispose d’un contrôle sur l’horaire de chacun·e des collaboratrices et collaborateurs de la commune, ainsi que sur les droits aux vacances et autres informations utiles nécessaires à la bonne gestion du personnel.
Optimiser la gestion du temps de travail
La commune de Tramelan a mis en place l’annualisation du temps de travail. Ainsi, l’utilisation de Vysual permet aux employé·e·s de mieux gérer leurs horaires dans ce cadre-là. De plus, la solution uniformise la manière d’inscrire les temps de travail, ce qui ne laisse plus aucune place à l’interprétation d’une donnée, et donc à une erreur de saisie.
« La collaboratrice chargée de gérer Vysual n’a plus différents supports à traiter tels qu’une feuille de papier ou un décompte Excel, par exemple. »
Le personnel gère ses temps de travail en toute autonomie. Et si, par hasard, il devait y avoir un oubli de timbrage, l’administration peut très facilement corriger par après. En outre, pour les employé·e·s qui auraient oublié ou perdu leur badge, il est très facile d’en générer un nouveau tout en conservant les données enregistrées dans le système.
Pour le chancelier, le fonctionnement en temps réel est un atout non négligeable : « Nous avons ainsi constamment un œil sur l’état des timbrages des collaboratrices et des collaborateurs de la commune. »
La simplicité de téléchargement et d’installation de l’application sur le smartphone a aussi séduit Hervé Gullotti.
Développement futur
Si Hervé Gullotti apprécie Vysual pour tous les avantages que l’application présente en termes d’accessibilité à son compte et les états des lieux qu’elle propose (temps de présence, calendrier, planification, etc.), il remarque qu’« un accès à son calendrier professionnel serait un atout ». Les équipes de la Division Vysual de Virtual Computer SA sont toujours à l’affût des remontées du terrain afin d’effectuer des mises à jour régulières de l’application qui répondent à des besoins non comblés. Nul doute que cette demande n’est pas tombée dans l’oreille d’un sourd.