Au-delà de l’aspect légal, la mise en place d’un système de gestion des temps de travail comme Vysual ne doit pas être perçue comme un outil de surveillance permanente. Au contraire, dans un contexte où la santé de ses collaboratrices et de ses collaborateurs doit être prise en compte, associé à un monde de flexibilité du travail, il est primordial d’avoir une vue d’ensemble sur l’activité de son entreprise.
Un cadre légal précis
Le droit du travail précise que les décomptes d’heures effectuées par les employé·e·s doivent être conservés pendant une période de cinq ans par une entreprise. Le non-respect de cette règle pouvant entraîner des conséquences juridiques pour l’employeur. Certaines catégories de personnel sont exemptes de l’obligation de timbrer. Il s’agit des collaboratrices et des collaborateurs qui touchent un salaire soumis à l’AVS supérieur à 120’000 francs et qui ont une fonction dirigeant élevée. La définition précise qu’il s’agit de quiconque dispose, par sa position et sa responsabilité, d’un pouvoir de décision important ou est en mesure d’influencer fortement des décisions de portée majeure concernant la structure, la marche des affaires et le développement de l’entreprise ou d’une partie de l’entreprise. Toutefois, les dérogations et les suppressions d’enregistrement doivent faire l’objet d’un accord écrit.
Les outils à utiliser pour mesurer le temps de travail ne sont pas définis dans la loi. Libre à l’employeur d’utiliser une simple feuille de calcul Excel ou de passer à une gestion automatisée Vysual avec un tableau de bord comportant de nombreux indicateurs pour mesurer le temps passé à son poste de travail et même, si nécessaire, le temps consacré aux différentes activités.
Le burn-out, un coût pour l’entreprise
Renoncer à la saisie des temps de travail sous prétexte qu’il s’agit d’une manœuvre de contrôle des collaboratrices ou collaborateurs n’est pas un argument valable. Ici, il ne s’agit pas de surveiller mais plutôt de responsabiliser chaque individu de l’entreprise et même de le protéger. En effet, si on se place du côté des employé·e·s, l’absence de frontière claire entre le temps libre et le temps de travail peut avoir des effets néfastes. Sans un contrôle des heures effectuées, ces derniers risquent d’effectuer des heures de travail supplémentaires, bien souvent au détriment de leur santé : l’allongement des horaires journaliers, sans pause, est un facteur de stress qui peut mener tout droit au burn-out ou à d’autres problèmes médicaux ou physiques. Du côté de l’employeur, la mauvaise gestion des horaires de son personnel augmente donc le risque d’absentéisme et par voie de conséquence une baisse de sa productivité.
Transparence et égalité
Le système de timbrage est un outil qui offre une grande transparence. L’employé·e sait exactement où il en est dans son décompte et en cas de litige avec l’employeur, les données sont disponibles et concourent à trancher d’éventuels conflits. On peut ainsi vérifier si une collaboratrice ou un collaborateur n’effectue pas son temps de travail contractuel, par exemple, ou, à contrario, limiter également les tentations d’un employeur à exercer une pression sur un subordonné afin qu’il effectue davantage d’heures.
De plus, la bonne gestion des temps participe à la mise en place d’une égalité de traitement entre l’ensemble des collaboratrices et des collaborateurs de l’entreprise. Ces derniers sont logés à la même enseigne, ce qui participe à préserver un bon climat social au sein de l’organisation. Enfin, l’employeur dispose d’un contrôle précis sur les heures supplémentaires de l’entreprise. Une dimension importante qui permet d’éviter de compenser des centaines, voire des milliers d’heures supplémentaires en vacances ou en salaire.
Un accompagnement professionnel
Les spécialistes de Vysual vous accompagnent dans la mise en place ou le renouvellement de vos solutions de gestion des temps. Leurs connaissances en droit du travail s’ajoutent aux compétences de nos développeurs qui déploient des réponses adaptées à tout type d’entreprise ou d’organisation.
Le calcul des horaires de travail et des droits aux vacances, par exemple, sont personnalisables de manière à proposer une solution parfaitement adaptée à vos spécificités. Pour les entreprises disposant de plusieurs sites répartis dans des cantons différents, avec des législations différentes ou des jours fériés locaux, Vysual s’adapte et prend en compte la moindre des spécificités du personnel en tenant compte notamment des informations contenues dans son contrat de travail.
Côté infrastructure, fini la vieille timbreuse poussiéreuse, Virtual Computer SA propose des timbreuses tactiles permettant à chaque collaboratrice ou collaborateur de consulter son tableau de bord en temps réel : heures travaillées, tâches effectuées, droits aux vacances, demandes de congés, etc. En outre, pour le personnel mobile, Vysual est disponible sur smartphone ou via un navigateur internet avec les mêmes fonctionnalités : au bureau ou en télétravail, la saisie des temps n’aura jamais été aussi facile !