Aujourd’hui encore, environ 40% des entreprises gèrent les horaires de leurs collaboratrices et de leurs collaborateurs avec un simple tableau Excel. Une colonne pour l’heure d’arrivée, une colonne pour l’heure de départ, et c’est tout ! La flexibilité du temps de travail rend caduc ce type d’approche.
Depuis une dizaine d’années et l’arrivée de Jean-Luc Gyger, responsable du développement produit, les développeurs de Virtual Computer SA travaillent sur la solution Vysual, un logiciel conçu pour répondre aux exigences des institutions et des entreprises en matière de gestion des plannings et du contrôle des horaires effectués au sein d’une organisation. Forts de cette longue expérience chez de nombreux clients, nos experts accompagnent vos projets dès le début de votre processus de réflexion. Ils vous assisteront afin de parcourir l’ensemble des points essentiels à votre future installation.
Les questions à se poser
La rédaction du cahier des charges préalable à l’appel d’offres doit comporter de nombreuses réflexions. Ainsi, on peut relever pêle-mêle notamment : y a-t-il des heures bloquées ? Les heures de pause doivent-elles être timbrées ? Quel est le nombre d’heures hebdomadaires fixé ? La collaboratrice ou le collaborateur bénéficie-t-il/elle de vacances supplémentaires en raison de son âge ? Comment traiter la majoration du temps de travail de nuit ou des jours fériés ? La loi sur le travail concernant les pauses minimales est-elle respectée ?
En outre, il s’agit de déterminer également qui doit timbrer au niveau des employé·e·s : les cadres et les directions sont-ils et elles, aussi, concerné·e·s ? D’autres éléments sont à ajouter dans la réflexion, comme les compensations ou la récupération des jours de congé. Pour ce dernier point, Vysual dispose d’un calendrier qui permet de les calculer à la minute près.
Vysual permet d’intégrer un très grand nombre de paramètres afin d’établir une analyse aussi fine que possible de l’organisation qui l’utilise. Il y a bien évidemment les données « simples » que tout type de client pensera à transmettre au moment du cahier des charges : les taux et les heures de travail ou les droits aux vacances, par exemple. Puis, à l’utilisation, on se rend compte qu’il existe toujours des cas particuliers, comme celui du collaborateur qui travaille à 80%, une semaine sur deux. Le rôle de nos experts est donc de faire ressortir ces exceptions de manière à livrer une solution pertinente qui corresponde parfaitement aux habitudes de l’organisation.
De quels modules avez-vous besoin ?
L’intégration de modules complémentaires facilite la gestion d’une société. Parmi les questions récurrentes, on retrouve celle concernant le traitement des demandes d’absences : si ces dernières sont éditées « sous format papier », Vysual dispose d’un module spécial. Ce dernier peut être personnalisé.
D’autres modules, tel celui concernant les activités, permettent de répartir le temps de travail sur différents projets. Cette fonction est utile dans le cadre d’une refacturation ou pour réaliser des statistiques sur la conception d’un projet particulier. Celui concernant la planification harmonise le temps et l’horaire de travail de la collaboratrice ou du collaborateur aux besoins de l’entreprise tout en conservant les spécificités des contrats de travail.
Réduire les surprises
Enfin, dès le départ, une réflexion sur l’infrastructure à mettre en place s’impose. Elle concerne notamment l’hébergement des données (en interne ou via une solution externalisée) ou encore le type d’investissement : un achat fixe avec des solutions sur mesure ou un abonnement à Vysual pour planifier ses frais de fonctionnement.
La phase de communication entre le client et les experts de Virtual Computer SA est importante. Elle est même primordiale avec les organisations qui ne sont pas encore équipées d’un système de timbrage.
Notre consultant Marcel Wüthrich et son équipe possèdent une solide expérience afin de vous accompagner tout au long de votre processus de réflexion. L’objectif est d’être le plus exhaustif possible dans la rédaction du cahier des charges de manière à diminuer le risque de mauvaises surprises en fin de projet. Les experts de Virtual Computer SA connaissent les réglementations relatives à la loi sur le travail et les étapes à suivre, ils vous proposeront donc une solution parfaitement adaptée à vos besoins.